Dlaczego warto archiwizację dokumentów zlecać profesjonalnym firmom?

Nieuporządkowane dokumenty mogą znacznie utrudnić pracę zatrudnionych osób. Gdy problem stanowi odnalezienie konkretnych akt, procesy się wydłużają, klienci dłużej czekają na odpowiedź, a ogólna atmosfera w biurze staje się bardziej napięta. Brak archiwizacji pociąga za sobą również dużo poważniejsze problemy.

Nieporządek w aktach to nie tylko chaos w firmie

Archiwizacja dokumentów firmowych znacznie ułatwia przestrzeganie obowiązującego prawa. Przepisy wymagają od przedsiębiorcy konkretnego postępowania z aktami. Nie tylko trzeba je dobrze zabezpieczyć przed osobami, które nie powinny mieć wglądu do ich zawartości. Obowiązują również określone okresy przechowywania. Wskazują one na to, po jakim czasie dokumenty powinny zostać zutylizowane. Terminy różnią się w zależności od dokumentacji. Przedsiębiorca musi więc zatroszczyć się i o odpowiednią segregację akt ze względu na rodzaj, i o uporządkowanie dokumentów w taki sposób, żeby „przedawnione” dokumenty jak najszybciej opuszczały archiwum i trafiały do utylizacji.

Zaniedbania w tym obszarze oznaczają ryzyko zutylizowania nieodpowiednich dokumentów i poważnych problemów, gdy podczas kontroli trzeba będzie przedstawić konkretne akta. Chaos to też zwiększone ryzyko zagubienia akt, co oznacza bezpośrednie narażenie na wyciek informacji, których przedsiębiorca zobowiązał się strzec. Trudno nie wspomnieć tutaj również o konsekwencjach prawnych i finansowych. Zbyt długie przechowywanie akt to m.in. złamanie zapisów RODO, bo wiąże się z bezprawnym przetwarzaniem danych osobowych klientów. Nieporządku w aktach zdecydowanie nie można więc uznać jedynie za problem estetyczny czy drobną niedogodność organizacyjną. Rzetelne przedsiębiorstwa, które chcą działać zgodnie z prawem i uchronić się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami, zdają sobie z tego sprawę. Jednym z kroków, które możemy podjąć, żeby uchronić się przed wcześniej wspomnianymi czarnymi scenariuszami, jest zlecenie archiwizacji dokumentów profesjonalistom.

Profesjonalna archiwizacja dokumentów – na czym polega?

Przekazanie archiwizacji wyspecjalizowanemu podmiotowi to najprostszy sposób na to, żeby uporać się z problemem nieuporządkowanej dokumentacji. Takie firmy jak Destroy&Recycling mają duże doświadczenie w obsłudze klientów w tym zakresie. Jeśli nawiążemy współpracę z rzetelnym usługodawcą, możemy spodziewać się:

1. wsparcia profesjonalnych archiwistów
   Eksperci mają doświadczenie w archiwizacji, działają precyzyjnie i jednocześnie sprawnie.
2. przestrzegania zasad stosowanych w archiwistyce
   Specjaliści stosują standardowe zasady, co sprawia, że zbiorów można używać w łatwy sposób, a całość prezentuje się przejrzyście.
3. sprawnie przeprowadzonej usługi
   Profesjonalni archiwiści działają dokładnie i skutecznie. Ich wieloletnie doświadczenie przekłada się nie tylko na jakość ich pracy, ale też na czas realizacji zlecenia. Przekazując archiwizację na zewnątrz mamy pewność, że nasze archiwum zostanie szybko uporządkowane i już wkrótce będziemy mogli cieszyć się rzetelnie posegregowanymi zbiorami.

Źródło: Destroy.pl