Niszczenie dokumentów – jak zadbać o dokładność i bezpieczeństwo

Wokół popularnego procesu, jakim jest niszczenie dokumentów, urosło wiele mitów i niedopowiedzeń. Wiele z nich wynika po prostu z braku informacji. Do tego należy jeszcze pamiętać o przestrzeganiu RODO. Co zrobić, żeby nie pogubić się w tych wymaganiach i w profesjonalny sposób zatroszczyć się o niszczenie dokumentów w Warszawie?

Niszczenie dokumentacji – co na ten temat mówi prawo?

Przedsiębiorca, który chce przestrzegać wszystkich obowiązków związanych z takim obowiązkiem jak niszczenie dokumentacji, musi najpierw zyskać biegłość w kwestii okresów przydatności poszczególnych akt. Te różnią się w zależności od tego, o jakich aktach mówimy. Taka wiedza jest niezbędna, bo tylko wtedy możemy z całą pewnością, stwierdzić, że konieczne jest niszczenie dokumentów pracowniczych, podatkowych, księgowych itp.

Kolejna sprawa to bezpieczeństwo. Niszczenie dokumentów zgodne z RODO oznacza, że dołożyliśmy wszelkich starań, żeby zabezpieczyć proces. Zgodnie z przepisami, niszczenie dokumentacji w Warszawie lub w jakimkolwiek innym miejscu to przetwarzanie danych osobowych. Powinniśmy więc utylizację zapanować w taki sposób, żeby każdy etap procesu był bezpieczny dla poufności danych. Niestety w warunkach firmowych wcale nie jest tak łatwo zadbać o bezpieczeństwo tego procesu.

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – czy da się o to zadbać w siedzibie firmy?

RODO nie narzuca na nas konkretnych obowiązków związanych z wyposażeniem się w maszyny do niszczenia itp. Wybór niszczarki pozostaje więc kwestią indywidualną. Przepisy precyzują natomiast warunki oraz efekt, jaki powinniśmy osiągnąć, przeprowadzając bezpieczne niszczenie dokumentów w Warszawie. Dokumentację należy przetworzyć w takim stopniu, żeby nieuprawnione podmioty nie mogły odzyskać informacji. Przedsiębiorca musi zadbać też o to, jak wygląda stanowisko pracy, na którym przeprowadza się niszczenie dokumentów – w zasięgu dokumentacji nie mogą się znajdować osoby, które nie mają prawa do zapoznania się z danymi zawartymi w aktach. Zadbanie o wszystkie te kwestie może być problematyczne. Atrakcyjny cennik oraz profesjonalizm usługodawców skłaniają przedsiębiorców do powierzenia tego zadania specjalistom. Standardowe i mobilne niszczenie dokumentów proponuje m.in. EkoAkta

Profesjonalne niszczenie dokumentów dla klientów z Warszawy i z okolic

Specjaliści dbają o to, żeby utylizacja przebiegała zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Troszczą się również o wygodę i komfort swoich klientów. Przejawem takiego podejścia jest możliwości skorzystania z usługi utylizacji akt w pojeździe podstawionym pod siedzibę klienta. Mobilne niszczenie akt zakłada dwa etapy utylizacji – pierwszy pod biurem odbiorcy, a drugi w profesjonalnej instalacji. Bezpieczeństwo i przyjazdy cennik sprawiają, że niszczenie dokumentów z profesjonalistami to opcja, którą wybiera coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od branży.

Źródło Ekoakta.pl